Menu
Neobpm
İş Süreç Yönetim Sistemi
NeoBPM, işletmelerin görev, iş akışı ve ekip yönetimini tek bir çatı altında toplayan güçlü bir süreç yönetim platformudur. Karmaşık operasyonlarınızı sadeleştirir, ekiplerinizi organize eder ve tüm görevleri uçtan uca dijitalleştirerek işlerin zamanında, eksiksiz ve verimli şekilde tamamlanmasını sağlar. Her yeni iş için özel adımlar (görevler) oluşturabilir, bu görevleri doğrudan ilgili kişilere veya gruplara atayabilirsiniz. Kimin ne zaman hangi işi yaptığı, sürecin hangi aşamada olduğu ve işin ne zaman tamamlandığı gibi tüm bilgiler anlık olarak takip edilebilir. Personeller, kendilerine atanan görevleri sistem üzerinden görüntüleyebilir ve tamamlama bildirimlerini gönderebilirken, yöneticiler tüm operasyonu tek panelden yönetebilir. NeoBPM, müşteri bazlı işlem takibiyle her firmaya özel yapılan işleri detaylı analiz etmenizi sağlar. Ayrıca kullanıcı, grup ve rol yönetimi özellikleriyle ekip yapınızı esnek ve sürdürülebilir hale getirir. Gelişmiş iş akışı editörü sayesinde, görev sıralarını, önceliklerini ve sorumlularını görsel olarak tanımlayabilir; gerektiğinde hızlı iş oluşturma özelliğiyle acil işleri saniyeler içinde sisteme dahil edebilirsiniz.
Sizin İçin Neleri Kolaylaştırıyoruz?
Görev ve Zaman Yönetiminde Üstün Kontrol
Her işin aşama aşama planlanması ve görevlerin net olarak atanması sayesinde “ne zaman, kim, neyi yapacak” sorularına dair tüm belirsizlikler ortadan kalkar. Personeller görevlerini gecikmeden tamamlar, yöneticiler ise süreci adım adım izleyerek zamanında müdahalelerde bulunabilir. Bu sayede işlerin gecikme riski azalır, zaman kaybı önlenir.
Ekip İçerisinde Sorumlulukların Netleşmesi
Görevlerin bireylere ya da gruplara atanabilir olması, her bir personelin sorumluluk alanını netleştirir. Bu durum hem iş yükünün dengeli dağılmasını sağlar hem de hesap verebilirliği artırır. “Bu işi kim yapacaktı?” sorusu tarihe karışır.
Esnek ve Sürdürülebilir Akış Yapısı
İş akışı modülünde görevlerin görsel olarak kutucuklarla dizilmesi sayesinde karmaşık süreçler bile sade ve anlaşılır hale gelir. Aynı anda yapılacak görevler yan yana, ardışık olanlar alt alta eklenebilir. Bu esneklik; yazılımın değişen iş süreçlerine hızla uyum sağlamasını mümkün kılar.
Departman Bazlı Yönetim Yeteneği
Kullanıcılar gruplara ayrılabilir ve bu gruplar üzerinden görev yönetimi yapılabilir. Böylece departmanlar arası iş bölümü daha kolay yapılır. Ayrıca her grubun kendi sorumluluk alanı netleşir ve karışıklık yaşanmaz.
Hızlı İş Oluşturma Seçeneğiyle Acil Durumlara Hazır Yapı
Akış seçilmeden hızlıca sadece tip belirleyerek iş oluşturulabilir. Bu özellik özellikle ani taleplerin karşılanmasında veya acil durumlarda işin sisteme hızla kaydedilmesini sağlar. Bürokrasiye takılmadan anında aksiyon alınır.
Personel Performansının Ölçülmesi
Her kullanıcının tamamladığı görevler izlenebilir. Bu sayede hangi personelin ne kadar iş yaptığı, hangi görevlerde başarılı olduğu veya sıkıntı yaşadığı kolayca belirlenebilir. Performans değerlendirme süreçlerine objektif veri sağlanır.
Tek Merkezden Tüm Süreçlerin Yönetimi
İş takibi, personel yönetimi, müşteri ilişkileri, görev atamaları, grup organizasyonu ve iş akışları gibi tüm bileşenler tek bir panel üzerinden yürütülebilir. Bu merkezi yapı, işlerin dağınık şekilde yürütülmesini engeller ve operasyonel bütünlük sağlar.
Gelişmiş Yetkilendirme ve Güvenlik
Kullanıcılara roller atanabilir, sadece yetkili oldukları bölümlere erişim verilerek sistem güvenliği sağlanır. Admin, personel gibi rollerle kontrol mekanizması kurulabilir. Gereksiz erişimler engellenerek bilgi güvenliği artırılır.
Sistemin Öne Çıkan Noktaları
İş akışı oluşturma modülü, işleri sadece “başla-bitir” döngüsünden çıkarıp çok aşamalı ve görselleştirilmiş bir sürece dönüştürür. Her iş adımı bir kutucukla temsil edilir. Bu kutucuklar yatay olarak aynı anda yapılacak görevleri, dikey olarak ise sıralı iş akışını ifade eder. Böylece işin hangi aşamada olduğu, kimde beklediği ya da nerede tıkandığı anında görülebilir. Her görev için açıklama, tip (e-posta, metin, seçenek vb.), sorumlu kişi ya da grup atanabilir. Bu görsel yapı sayesinde hem ekipler hem yöneticiler işleri çok daha iyi planlayabilir.
Personeller görev listelerinden yalnızca kendilerine atanan işleri görür. Bu görevleri tamamladıklarında sistem üzerinden tamamladıklarına dair bildirim girerek sürecin bittiğini bildirirler. Böylece görev teslimi açık ve net olur; unutulan, yarım kalan işler sistemde görünür şekilde beklemede kalır. Bu özellik, özellikle operasyonel karmaşayı ortadan kaldırır.
Sistem kullanıcıları admin veya personel gibi rollerle ayrılabilir. Roller, görevlerin kapsamına ve kullanıcıların erişim yetkilerine göre belirlenir. Örneğin, sadece yöneticilerin iş akışı oluşturmasına izin verilebilirken, personeller yalnızca kendilerine atanan işleri görebilir. Her kullanıcı, birden fazla gruba atanabilir ve grup bazlı filtrelemeler yapılabilir. Kullanıcı detayında, kişinin tamamladığı görev sayısı, ait olduğu gruplar ve aktif rolü net şekilde görüntülenebilir.
Müşteri firmaları sistemde detaylı olarak yönetilebilir. Müşteri detay sayfasında firmanın adresi, sisteme kayıt tarihi, iletişim bilgileri, yapılan iş sayısı ve bu işlerin grafiği gibi veriler sunulur. Bu bilgiler hem müşteri ilişkilerini iyileştirir hem de potansiyel iş değerlendirmelerinde yöneticilere rehberlik eder.
Kullanıcıları belirli iş alanlarına veya departmanlara göre gruplandırabilirsiniz. Bu gruplar üzerinden görev dağılımı yapılabilir. Böylece işlerin hangi departman tarafından yürütüleceği belirlenir, sorumluluk alanları netleştirilir. Grup yapısı büyüyen firmalar için organizasyonel esneklik sağlar.
Yeni bir iş oluştururken sistemde daha önce tanımlanmış iş akışlarından biri seçilerek detaylı bir yapı oluşturulabilir. Bu akış sayesinde işin hangi aşamalardan geçeceği bellidir. Öte yandan, hızlı iş oluşturma özelliği sayesinde tek adımda sadece işin tipi seçilerek pratik bir şekilde iş başlatılabilir. Bu, acil ya da kısa süreli işler için idealdir.
Sistemde görev kutucuklarına atanabilecek birçok içerik tipi bulunur: e-posta, kısa metin, uzun metin, zengin metin, sayı, seçenek, eğer-durumu gibi. Bu çeşitlilik, işin gerektirdiği bilgiye göre görev alanlarının kişiselleştirilmesini sağlar. Örneğin bir görev “müşteriye teklif gönder” ise metin alanı açılırken, “müşteri memnuniyet puanı gir” görevinde seçenek tipi kullanılabilir. Bu da veri girişinin daha düzenli ve standart olmasını sağlar.
İş akışı ve görev yönetimi, kutucuklarla görselleştirilmiş bir yapıya sahiptir. Görevleri sürükleyip bırakarak akış içinde konumlandırabilirsiniz. Bu görsel yönetim paneli, teknik bilgiye ihtiyaç duymadan tüm süreçlerin yönetilmesini sağlar. Hem yöneticiler hem de personeller için kullanım kolaylığı sunar.
Her kullanıcının sistemde ne kadar görev tamamladığı, hangi işlerde görev aldığı ve hangi tarihlerde aktif olduğu gibi veriler toplanır. Bu veriler sayesinde kullanıcı performansı hem nicel (adet) hem de nitel olarak değerlendirilebilir. Ayrıca işlerin genel durumları da sistem üzerinden filtrelenerek izlenebilir.
Neobpm Çözümleri
Manuel sistemlerde veya e-posta/mesaj grupları gibi araçlarla yürütülen görev atamaları zamanla kaybolur, unutulur ya da kimin neyi yapacağı belirsizleşir. Özellikle birden fazla personelin aynı iş üzerinde çalıştığı durumlarda görev çakışmaları veya görev boşlukları yaşanır.
Sistem üzerinden oluşturulan her iş akışında görevler net şekilde tanımlanır, her görev bir kişiye veya gruba atanır. Herkes sadece kendisine atanmış işleri görür. İşlerin kimde beklediği ya da hangi aşamada olduğu anlık olarak görüntülenebilir. Böylece sorumluluklar şeffaf, takip edilebilir ve raporlanabilir hâle gelir.
Ekip içinde “bu işi kim yaptı?”, “ne zaman başladı, ne zaman bitti?” gibi soruların cevabı genellikle bulunamaz. Bu durum, teslim tarihlerinin kaçmasına, müşteri memnuniyetsizliğine ve kontrolsüz iş yoğunluğuna yol açar.
Her iş için oluşturulan akış ve görevler zaman damgalı şekilde sistemde kayıt altına alınır. Görevlerin ne zaman verildiği, kim tarafından yapıldığı ve ne zaman tamamlandığı net şekilde görünür. Geçmiş tüm işler arşivde yer alır ve geriye dönük denetim kolaylaşır.
Personelin yaptığı işleri ölçmek neredeyse imkânsızdır. Kimin ne kadar iş yaptığı, ne kadar sürede tamamladığı ya da hangi süreçlerde daha başarılı olduğu net olarak ortaya konamaz.
Sistem, kullanıcı bazlı görev ve iş tamamlama bilgilerini otomatik olarak takip eder. Her personelin tamamlama sayısı, görev türü, iş tipi ve tamamladığı işler detaylı şekilde raporlanabilir. Böylece objektif bir performans değerlendirme süreci sağlanır.
Müşteri bilgileri farklı defterlerde, kişilerde ya da klasörlerde tutulduğunda; bir müşteriye ait adres, iletişim, iş geçmişi ya da fatura bilgileri gerektiğinde bulunamaz. Bu da hem zaman kaybı hem de prestij kaybı anlamına gelir.
Sistem, her müşteri için detaylı bir sayfa sunar. Adres, iletişim, sistemde kalma süresi, yapılan iş sayısı, iş geçmişi gibi tüm bilgiler merkezi bir ekranda toplanır. Ekip içinde herkes müşteriyi tanır, bilgiye anında ulaşır ve profesyonel bir iletişim sağlanır.
Farklı ekiplerin bir işi ortak yürüttüğü durumlarda bilgi akışı kesintiye uğrar. Örneğin tasarım birimi işini bitirse bile yazılım birimi başladığından habersiz olabilir.
İş akışı yönetimi ile her bir departman ya da görevli kişi sırayla işin içine dâhil edilir. Görevler öncelikli ve paralel olarak tasarlanabilir. Bu sayede herkes ne zaman devreye gireceğini bilir ve süreç akıcı ilerler.
Yöneticiler için en kritik konulardan biri “şu an hangi iş hangi aşamada?” sorusudur. Ancak geleneksel sistemlerde bunu bilmek için sürekli insanlara sormak gerekir.
Sistem üzerinden devam eden işler, atanan görevler ve bekleyen süreçler canlı olarak takip edilir. Yönetici sadece tek bir ekrandan tüm operasyonun nabzını tutabilir. Bu hem karar verme süreçlerini hızlandırır hem de riskleri önceden görmesini sağlar.
Sürekli benzer işler yapılmasına rağmen her seferinde görevleri sıfırdan kurgulamak zaman kaybına neden olur ve tutarlılığı bozar.
Sistemde sık yapılan işler için standart iş akışları oluşturulabilir. Böylece bir iş başladığında sadece uygun akış seçilir, sistem tüm görevleri otomatik olarak oluşturur. Bu sayede hem zaman kazanılır hem de işin kalitesi ve tutarlılığı korunur.